bien précises Les archives d'une commune sont définies par le Code du Patrimoine (Article L 211-1) de la façon suivante : "Les archives sont l'ensemble des documents, quelque soit leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité".
Chaque document a une durée d'Utilité Administrative (D.U.A).
Les communes importantes disposent d'un service dédié pour gérer leurs archives.
Une situation à corriger
Pas moins de 600 boîtes d'archives, soit 65 mètres linéaires, s'étaient accumulées au fils des années. Les boîtes surchargées et déformées, les étagères débordantes, du stockage hors étagères, rendaient toute recherche longue, problématique et incertaine.
Un plan de remise en conformité
Une expertise et un rapport sont demandés à la Mission Archives du Centre de Gestion en janvier 2015. A cette occasion une formation de base est dispensée à trois membres de l'équipe municipale.
Le devis pour le classement intégral des archives de la commune s'élève à 9 870 € (TTC), somme non supportable par le budget.
Munies de la réglementation et du tableau de gestion des archives communales, version 2009, trois élues se sont portées volontaires et ont entrepris ce travail de longue haleine dès 2016.
Les archives contemporaines (1946 à 2014) comme priorité
Cette remise en ordre, qui consiste à bien identifier chaque document et à décider de son sort et de son classement, demande une très grande attention, du temps et de la persévérance.
Elle a été conduite avec patience au rythme d'un jeudi après midi chaque semaine en 2017-2018.
Le travail a consisté à :
- Progressivement vider et contrôler chacune des 600 boîtes,
- Trier et éliminer les documents obsolètes en fonction de leur D.U. A.
- L'équivalent de 150 boîtes, soit 25% du stock ont été supprimées,
- Remplacer les 450 boîtes anciennes par des neuves avec un étiquetage normalisé,
- Classer et repositionner ces boites par catégories et années
Coût pour la commune: 250 € (TTC) pour les boîtes et étiquettes.
Les archives municipales anciennes ensuite
Pour ce travail très différent et moins consommateur de temps, il conviendra de s'appuyer sur le rapport de janvier 2015, et d'établir l'inventaire et l'état de conservation des documents. Il faudra s'interroger sur ce qui pourrait être conservé ou transféré aux archives de l'ancienne usine des tramways.
A remettre sur le métier chaque année
Chaque début d'année, les documents, vieux de 4 ans, sont archivés et les documents ayant dépassés leur D.U.A sont à supprimer, travail qui s'apparente à celui de maître de chais d'un château bordelais bien géré ....
